Um banco de dados é composto por informações que são coletadas das mais diferentes fontes, muitas delas desestruturadas. Devemos lembrar que dados envelhecem. E, com o tempo, eles podem deixar de ser insumos importantes para as estratégias do negócio e se tornarem elementos que atrapalham as rotinas analíticas.
Assim, ao longo dos anos, é comum que haja o acúmulo de informações desnecessárias, duplicadas, incorretas, incompletas, desatualizadas ou despadronizadas no banco de dados das empresas. Essas informações podem causar falhas e atrapalhar a consulta e a realização de análises por parte dos usuários do sistema, prejudicando a produtividade das equipes.
Fazer a limpeza de dados ajuda no aumento da produtividade e facilita o trabalho das equipes na hora de acessar os dados que elas precisam para trabalhar.
Por que é essencial limpar os dados?
A limpeza de dados é o processo de limpeza, organização e padronização das informações de um banco de dados para garantir que estejam válidos, atualizados e prontos para análise.
Basicamente, empresas geram muitos dados diariamente e precisam lidar com o grande volume de dados que já foram gerados em outros momentos.
Diante disso, a limpeza de dados é fundamental para mantê-los sempre atualizados, completos e prontos para o uso. As informações que a empresa mantém em seu CRM, por exemplo, precisam ser checadas constantemente porque um prospect pode mudar seu endereço ou contato ao longo do tempo.
Ao fazer a limpeza dos dados, a empresa garante que suas decisões e estratégias estão sendo orientadas por informações que de fato retratam a realidade. Caso contrário, a companhia corre o risco de cometer erros que podem prejudicar o negócio de diferentes formas.
Durante o processo, podem ser realizadas ações como:
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Padronizar a escrita de endereços e números de telefone, incluindo o uso de caixa alta e caixa baixa;
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Completar dados cadastrais, como nome de indivíduos ou empresas e a identificação como pessoa física ou jurídica;
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Eliminar espaços em branco;
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Atualizar todas as informações.
Dessa forma, a limpeza é feita justamente para garantir que apenas os dados mais relevantes para a empresa sejam mantidos na base.
Quais os benefícios da limpeza de dados?
Conheça os principais benefícios do processo de limpeza de dados nas empresas:
1. Mais produtividade
Todos os setores de uma empresa lidam com dados, pois eles são insumos fundamentais para que o trabalho desses profissionais possa ser feito com eficácia.
Nesse sentido, não importa se é um dado cadastral despadronizado ou um KPI desatualizado, qualquer informação diferente do padrão desejado pode causar atrasos e decisões errôneas.
Por outro lado, quando os times contam com dados precisos, atualizados e padronizados, a localização das informações é facilitada e ganha-se tempo. Afinal, os profissionais sabem que podem confiar nelas e não precisam ficar verificando cada uma.
2. Otimiza a segmentação dos clientes
Quando a limpeza de dados é feita, as equipes têm a garantia de que todos eles seguem um padrão e estão prontos para as análises.
O processo de qualidade de dados, que inclui a limpeza, assegura que todas as informações importantes estão disponíveis.
Assim, fica mais fácil definir os segmentos nos quais serão agrupados os clientes da base da empresa. Sem o risco de dados incompletos ou desatualizados, é muito mais prático separar os contatos em grupos.
3. Evita a perda de negócios
Quando um processo de limpeza de dados não é feito, os vendedores correm um risco muito maior de entrar em contato com as pessoas erradas ou de não encontrar as pessoas certas, por conta de informações incorretas, incompletas ou desatualizadas.
Isso representa uma perda de tempo e recursos, que, com uma base organizada, poderiam ser usados para aumentar a rentabilidade.
E essa mesma lógica pode ser aplicada a outros setores, como o de cobrança, que pode utilizar a limpeza de dados para encontrar com mais facilidade seus devedores.
4. Permite a automatização de processos
Lidar com grandes quantidades de dados nem sempre é uma tarefa simples. Felizmente, existem ferramentas inteligentes capazes de automatizar todo o processo de limpeza: da coleta de informações brutas à geração de relatórios analíticos, passando pela atualização e limpeza da base de dados.
Soluções de Big Data e Inteligência Artificial possibilitam alcançar agilidade e precisão muito maiores. Isso potencializa ainda mais a produtividade e eficácia dos times, além de gerar insights valiosos.
Como a limpeza de dados pode ajudar nas vendas?
A agilidade talvez seja o principal impacto da limpeza de dados nas rotinas das empresas. Quando não se perde tempo com dados irrelevantes ou incorretos, a busca por insights torna-se mais rápida.
Isso posto, destacamos algumas formas como esse processo influencia nas operações do time de vendas:
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Removendo incorreções: telefones e e-mails desatualizados ou digitados fora do padrão fazem com que os vendedores percam tempo com chamadas desnecessárias e na busca pelos dados corretos para encontrar os leads. Durante a limpeza, dados sem importância e desatualizados são excluídos, enquanto padroniza-se a forma de registro das informações que ficam.
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Otimizando grupos: a facilidade de segmentação da base de clientes que citamos há pouco também gera impactos positivos para o time de vendas. Afinal, é possível criar grupos com base em informações mais confiáveis e completas.
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Facilitando a comunicação: a organização dos dados não se reflete apenas na produtividade do time e na agilidade do trabalho. Quando tudo está em ordem, a empresa ganha em capacidade de comunicação inteligente, facilitando seu relacionamento com seus clientes e outros stakeholders.
Tudo isso ajuda, por exemplo, na criação de estratégias de retenção e fidelização.
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