O compliance ganhou espaço nos debates e se tornou um componente importantíssimo, tanto para investidores quanto para o público consumidor, impactando diretamente no sucesso das organizações.
No Brasil, devido ao grande número de legislações e normas em vigor, é imprescindível que as empresas, independente do tamanho ou segmento, entendam exatamente o que é compliance para manterem seus negócios em conformidade com a lei, afastando riscos desnecessários que podem trazer prejuízos financeiros, legais e reputacionais.
Neste artigo, aprenda o que é compliance, os tipos, sua aplicação, os benefícios e a importância da tecnologia para torná-lo mais eficiente.
O que é compliance?
Compliance é um conceito da expressão em inglês “to comply with” – estar em conformidade – e representa as ações que as empresas executam para guiar suas atividades com base em regras e procedimentos legais.
É comum relacionar essa prática apenas com a necessidade de cumprir exigências legislativas.
Entretanto, ela vai muito além desse uso: seu principal objetivo é agregar valores de excelência e segurança operacional, o que nem sempre é exigido por normas estatais.
O termo surgiu há quase 50 anos junto com a criação do Banco Central dos Estados Unidos (FED). O objetivo era tornar o mercado financeiro um ambiente mais seguro, estável e flexível.
A Lei Anticorrupção dos Estados Unidos – Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) – foi criada em 1970 para tornar mais rígidas as penas contra instituições envolvidas em crimes de corrupção no exterior.
Na época, esquemas de corrupção envolvendo empresas privadas e governos foram descobertos.
Para melhorar a imagem perante o mercado e retomar a confiança dos clientes nas instituições, diversas companhias passaram a desenvolver ações de compliance.
No Brasil, a prática demorou a ser adotada em grande escala, mas hoje a legislação brasileira é uma das mais modernas do mundo quando o assunto é prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo (PLD/FT).
Quais os tipos de compliance?
Empresarial
O compliance empresarial é voltado para a conformidade da organização com as suas normas. Isso envolve desde suas políticas, regras e formas de controle internos até as regulamentações externas, como as leis que a empresa precisa seguir e também determinações de entidades, como sindicatos e associações empresariais.
Assim, seja pelos órgãos de controle ou por suas normas internas, todas as sociedades empresariais devem atuar de acordo com as regras estabelecidas, desde a alta administração ao quadro de colaboradores.
O compliance empresarial busca garantir que a empresa siga as regras em todas as áreas que lhe dizem respeito: trabalhista, tributária, fiscal, entre outras.
Trabalhista
O compliance trabalhista se refere à definição e ao cumprimento dos direitos, deveres e obrigações da empresa e de seus gestores e funcionários.
Para isso, a companhia deve investir na criação, na disseminação e na adoção do código de conduta da organização.
Além disso, é fundamental estabelecer um canal de comunicação – hotline ou canal de denúncia – que incentive a delação de práticas antiéticas ou ilícitas, garantindo também o anonimato e a segurança dos denunciantes.
Com isso, o compliance trabalhista cria mecanismos para fiscalizar toda a cadeia produtiva e garantir o respeito às normas de segurança e a lisura nas relações de trabalho, além de ajudar a tornar o ambiente laboral mais transparente e seguro.
Como resultado, é possível observar um aumento na produtividade e na qualidade das operações.
Tributário
O compliance tributário está diretamente ligado às normas internas da empresa.
Nesse caso, ele se utiliza dessas medidas como forma de prevenção aos riscos de violação da legislação tributária e busca mitigar práticas ilegais, como a concessão de benefícios irregulares, subornos, tratamentos indevidos, isenções e subsídios diferenciados, entre outros.
Ao colocá-lo em prática, a empresa não apenas age dentro da Lei e de forma ética e transparente, como também consegue reduzir os riscos a que está exposta, inclusive judiciais, além de passar credibilidade ao mercado.
Fiscal
Frequentemente associado ao compliance tributário, o compliance fiscal busca garantir a ética e a conformidade nos processos de fluxo monetário da empresa.
Isso passa pelo cumprimento das leis e normas implementadas pela Receita Federal e demais órgãos fiscalizadores.
Folhas de pagamentos, transações bancárias, bens, estoques, compras e vendas, entre outras informações, devem ser armazenadas e informadas corretamente, de acordo com o que determina a legislação.
Assim como no compliance tributário, o maior ganho se dá aos olhos do mercado, que passa a enxergar a empresa como ética e transparente. Isso ajuda a atrair investidores e facilita a obtenção de linhas de crédito, por exemplo.
4 dicas para um compliance eficiente
1. Tenha um código de ética e conduta
As normas internas são um dos pilares mais importantes quando falamos em compliance.
Embora espera-se que todos exerçam suas funções pautados pela ética e de acordo com os interesses da empresa, situações de conflito podem surgir. E, em muitos casos, é a existência de normas internas claras que vão ajudar a prevenir o desvio de conduta.
Assim, a criação de um código de conduta e ética na empresa e sua disseminação entre todos os setores é fundamental para reduzir – quando não eliminar – os riscos de conflitos de interesse entre os funcionários e a empresa.
Isso trará mais transparência para a relação, sobretudo quando se tratar de questões em que a conduta esperada ainda não estava clara.
2. Treine sua equipe e faça auditorias internas
O sucesso de um programa de compliance depende diretamente do engajamento dos colaboradores e gestores da empresa no respeito às leis e às normas internas.
Para que isso seja possível, é preciso capacitá-los e deixar claro o que a organização considera errado ou não e para quem os profissionais podem recorrer em caso de irregularidades.
O treinamento deve contemplar a aplicação dessas regulamentações na rotina de cada profissional.
E deve ir além: deve demonstrar como uma atuação ética e transparente é parte de toda uma cultura organizacional que valoriza esses atributos, e que depende de cada membro para funcionar.
Por esse motivo, além da capacitação, é importante que a empresa crie mecanismos para avaliar a aplicação dos conhecimentos pelos colaboradores.
Mas treinamento não basta, é preciso monitorar constantemente as atividades da organização. Para isso, as auditorias internas são a ferramenta ideal.
Elas são feitas para que se possa avaliar se as normas internas e as exigências legais estão sendo cumpridas. Trata-se, portanto, de uma revisão das atividades, feita, inclusive, quando não há suspeitas de irregularidades.
Geralmente, as auditorias internas são conduzidas por profissionais ligados à própria empresa, sendo parte integrante do programa de compliance da organização.
Sua principal vantagem é identificar e mitigar possíveis danos, sejam eles preliminares ou avançados.
3. Seja transparente
A transparência deve permear todos os processos da empresa. Devemos lembrar que o compliance é um sistema para garantir que todas as atividades de uma empresa sejam realizadas de acordo com a Lei e com as condutas éticas pelas quais ela preza.
Para ser bem-sucedido, esse sistema deve envolver a produção de materiais acessíveis, de linguagem clara e didática que comuniquem o que é feito pela empresa de forma transparente.
A transparência deve estar presente e ser estimulada também entre os colaboradores.
A empresa que consegue que seus funcionários se engajem em prol da transparência ganha solidez em seus processos internos, uma vez que suas possíveis fragilidades poderão ser tratadas.
4. Tenha métricas de desempenho bem definidas
Quando falamos em compliance, é importante que todos os processos internos implementados pela empresa contem com métricas para monitoramento e avaliação de resultados.
Afinal, a ausência de indicadores e de um acompanhamento próximo tornam inviável garantir que a empresa esteja, de fato, em conformidade.
Assim, a empresa deve definir as métricas que considera relevantes e implementar um programa efetivo de monitoramento.
Como o Big Data Analytics e a Inteligência Artificial auxiliam uma estratégia de Compliance
Soluções de Big Data Analytics e Inteligência Artificial permitem que diversas informações, vindas de fontes internas ou externas, sejam estruturadas e analisadas com maior precisão e agilidade.
De forma geral, unifica as fontes de pesquisa e entrega dados atualizados de órgãos reguladores de cada setor e de outras entidades como Receita Federal, Juntas Comerciais, Tribunais e Fóruns, Banco Central, IBAMA, CNEP, Portais de Transparência dos Governos, listas de restrições nacionais e internacionais e até de registros de publicações negativas em mídias sociais ou jornalísticas.
Assim, essas tecnologias ajudam a otimizar o setor de prevenção de fraudes e compliance, pois diminuem o tempo de busca e interpretação das informações, além de reduzir as chances de uma análise equivocada.
Usando este tipo de solução inteligente, as organizações conseguem:
- Detectar e corrigir rapidamente possíveis ameaças à integridade da empresa;
- Alcançar eficiência e agilidade no trabalho dos analistas;
- Coletar e analisar grande volume de dados, de acordo com os interesses e o setor de atuação da empresa;
- Ter controles internos e de compliance mais ágeis, precisos e com modelos e métricas relevantes;
- Rastrear, em poucos minutos, uma empresa e/ou uma pessoa física e entender como estão posicionadas no mercado em diferentes perspectivas, além de analisar seus relacionamentos empregatícios, societários e familiares.
Coleta de informações
Ferramentas inteligentes permitem encontrar dados internos e externos de diferentes sites e fontes públicas, além de combinar critérios para descartar homônimos.
Análise de ligações societárias e vínculos com listas restritivas
É possível identificar ligações societárias, vínculos com listas restritivas nacionais e internacionais, além de ativos tangíveis e intangíveis, e pesquisar termos na web para análises reputacionais.
Score do nível de exposição a riscos via integração API
A partir de Inteligência Artificial e dados relacionados a risco e compliance é possível identificar em uma escala – que pode ir de 0 a 100, por exemplo – o nível de exposição de uma empresa a ameaças ligadas ao Compliance.
As informações também podem ser acessadas via API para facilitar sua utilização em conjunto com outras análises feitas em maior detalhe e com mais profundidade.
Monitoramento de empresas e sócios de forma contínua
Outra possibilidade é receber alertas automáticos sobre comportamentos atípicos de terceiros considerados perfis de risco e prevenir-se contra fraudes e ameaças reputacionais.
Neoway Compliance
O Neoway Risk & Compliance é uma ferramenta para a realização de diligência prévia completa, gestão de compliance, análise e prevenção de riscos.
Permite o acesso a dados e variáveis modeladas sobre os públicos de interesse, facilitando a tarefa de encontrar informações jurídicas e reputacionais sobre empresas e pessoas de todo o Brasil.
Com essa solução, você consegue aperfeiçoar o onboarding de clientes, identificar conflitos de interesse e fazer análise de reputação e crédito, além de analisar grupos econômicos e mapear riscos em redes de relacionamentos.
Compliance é um tema central para a atuação e sobrevivência das empresas no mercado atual.
Focado no cumprimento da Lei e das normas internas da organização, ele busca resguardar as empresas dos riscos de inconformidade nas mais diversas áreas e apoiar uma atuação pautada na ética e na transparência.
Com o auxílio da tecnologia, é possível tornar o processo de aplicação das políticas de compliance mais eficiente, seguro e ágil, o que assegura às empresas um importante diferencial competitivo e um recurso que impulsiona a produtividade e a segurança das operações.
