A implementação de um programa de compliance é crucial para que as empresas possam evitar sanções legais e prejuízos financeiros.
Além disso, a adoção de medidas de conformidade ajuda a construir uma cultura organizacional ética e transparente, o que pode aumentar a confiança dos clientes e colaboradores na empresa.
Neste texto, serão apresentados os principais passos para iniciar um processo de compliance na empresa.
1. Identificar as leis e regulamentos aplicáveis
O primeiro passo para iniciar um processo de compliance é identificar as leis e regulamentos aplicáveis ao negócio da empresa. Isso envolve a pesquisa e o estudo das legislações federais, estaduais e municipais, bem como as normas do setor e as políticas internas da empresa. É importante lembrar que as leis e regulamentos podem variar de acordo com o ramo de atuação da empresa e o local onde está situada.
2. Criar uma política de compliance
Com base nas leis e regulamentos aplicáveis identificados, é necessário criar uma política de compliance que estabeleça os princípios e normas éticas que a empresa deve seguir. Essa política deve ser clara e objetiva, definindo os comportamentos que são permitidos e proibidos na empresa, bem como as consequências para o não cumprimento das normas estabelecidas. É importante que a política seja comunicada a todos os colaboradores e que seja atualizada regularmente.
3. Designar um responsável pelo programa de compliance
Para que o programa de compliance seja efetivo, é necessário designar um responsável pela sua implementação e gestão. Esse profissional deve ter conhecimento das leis e regulamentos aplicáveis à empresa, bem como experiência em gestão de riscos e conformidade. Além disso, é importante que ele tenha autonomia e autoridade para tomar decisões e implementar medidas necessárias para garantir a conformidade da empresa.
4. Realizar uma avaliação de riscos
A avaliação de riscos é um processo que ajuda a identificar as áreas em que a empresa está mais exposta a riscos de não conformidade. Isso inclui identificar os processos críticos da empresa, os colaboradores com maior responsabilidade, os parceiros de negócio e outros fatores que possam representar riscos para a empresa. Com base nessa avaliação, é possível implementar medidas de controle para reduzir esses riscos.
5. Estabelecer procedimentos de controle interno
Os procedimentos de controle interno são as medidas que a empresa deve implementar para garantir a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Isso pode incluir a criação de controles internos para prevenir fraudes e corrupção, a implementação de políticas de proteção de dados pessoais, a realização de treinamentos para os colaboradores sobre os princípios éticos da empresa, entre outras medidas.
6. Comunicar a política de compliance
Comunicar a política de compliance para todos os colaboradores é fundamental para garantir que todos na empresa entendam as expectativas e requisitos em relação ao comportamento ético e legal. Aqui estão alguns passos que podem ajudar na comunicação efetiva da política de compliance:
- Crie uma mensagem clara e simples: certifique-se de que a política de compliance seja escrita de forma clara e fácil de entender. Evite termos técnicos ou jurídicos complexos que possam confundir os colaboradores.
- Realize treinamentos: ofereça treinamentos regulares para os colaboradores, explicando a importância da política de compliance, como ela se aplica a suas atividades diárias e quais são as consequências de não segui-la.
- Disponibilize informações: disponibilize informações relevantes para os colaboradores, como guias de conduta, manuais de procedimentos e exemplos de situações em que a política de compliance se aplica.
- Promova a discussão: encoraje os colaboradores a discutir a política de compliance em reuniões de equipe e outras oportunidades, de forma que possam tirar dúvidas e compartilhar suas opiniões.
- Reforce a política de compliance: mantenha a política de compliance sempre presente, por exemplo, por meio de cartazes e banners que reforcem a importância do comportamento ético e legal.
7. Conte com a tecnologia
O uso da tecnologia tem revolucionado a gestão de compliance e riscos corporativos.
Com ferramentas inteligentes, é possível reduzir custos com equipes e outros insumos, e, ao mesmo tempo, dar precisão, segurança e agilidade às análises.
Apenas um sistema pode unificar as fontes de pesquisa e ter dados sempre atualizados de órgãos reguladores de cada setor (e todas as suas normas, circulares e portarias) e de outras entidades públicas.
Com isso, é possível, por exemplo, fazer previsões de conduta e ter uma solução mais efetiva para prevenção de atividades suspeitas ou fraudulentas, conceder crédito ou até recuperar ativos.
A Neoway conta com soluções que ajudam as empresas a economizar tempo e recursos para estar em conformidade com leis e regulações, reduzir riscos e se prevenir contra perdas e fraudes.
A Plataforma Neoway utiliza Big Data Analytics e machine learning para mesclar informações internas e externas. Isso permite realizar análises preditivas em diferentes aspectos da gestão de compliance.
Com a solução, é possível resolver problemas, como:
- Análise reputacional e de pessoas politicamente expostas (PEPs);
- Diligências prévias para análise e gestão de parceiros e fornecedores;
- Cobrança e recuperação;
- Conflitos de interesse;
- Prevenção contra fraudes.
Com essas medidas, é possível garantir que todos os colaboradores entendam a importância da política de compliance e saibam como agir de acordo com as expectativas da empresa.
Conclusão
Iniciar um processo de compliance na empresa pode ser desafiador, mas é essencial para manter a credibilidade e a reputação da organização.
Ao seguir as etapas acima, sua empresa pode estabelecer um programa de compliance eficaz que ajuda a garantir que sua empresa opere de forma ética e em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis.